Hóa đơn điện tử

Xử lý khi hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra

June 30, 2021

Hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra có được coi là đúng pháp luật hay không và bị mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai phải xử lý thế nào?

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cho quý khách vấn đề trên.

1. Hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra là sai quy định

Trong hoạt động kinh doanh, có nhiều doanh nghiệp nhập hàng hóa từ đơn vị cung cấp để bán cho khách hàng. Tuy nhiên, nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn đầu vào thì doanh nghiệp đã xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng của mình. Thực tế trong tình huống này hóa đơn đầu vào có sau hóa đơn đầu ra được coi là hành vi trái quy định của pháp luật theo quy định về thời điểm xuất hóa đơn hiện hành.

Cụ thể, Bộ Tài chính có quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa / dịch vụ tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

  • Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập và xuất phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc là quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua (không phân biệt đã thu được tiền hay là chưa)
  • Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ, thời điểm lập và xuất hóa đơn phải là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ đó (không phân biệt đã thu tiền hay chưa), nếu đã thu tiền trước thì thời điểm lập và xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.
  • Đối với việc giao hàng hóa nhiều lần thì cần phải lập/xuất hóa đơn cho mỗi lần giao về khối lượng và giá trị hàng hóa tương ứng.

Theo đó, đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bên bán khi bàn giao hàng hóa /  dịch vụ phải thực hiên xuất hóa đơn và bàn giap cho bên mua theo đúng quy định. Trong trường hợp bên bán đã bàn giao cho bên mua mà không xuất hóa đơn là trái pháp luật và đồng nghĩa rằng xuất hóa đơn đầu vào sau hóa đơn đầu ra là trái pháp luật.

Do đó, nếu nhà cung cấp đã giao hàng cho doanh nghiệp nhưng chưa xuất hóa đơn thì tuyệt đối doanh nghiệp không được xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng nhằm tránh những rủi ro không đáng có.

Tham khảo thêm: Hóa đơn điện tử có hợp lệ không khi ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau?

2. Các bước xử lý tình huống bị mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Nhiều trường hợp không may, kế toán làm mất hóa đơn đầu vào nhưng chưa kê khai thuế thì hãy xử lý theo 03 bước dưới đây:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn

Bên bán và bên mua cần thực hiện lập biên bản để ghi nhận về việc mất hóa đơn đầu vào, cụ thể biên bản cần đáp ứng 3 yêu cầu sau:

  • Thể hiện rõ trên biên bản sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2
  • Thể hiện rõ trên biên bản thông tư liên 1 của bên bán đã khai, nộp thuế vào tháng nào
  • Trên biên bản bên bán và  bên mua ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền, đồng thời đóng dấu lên biên bản.

Bước 2: **Bên bán sẽ chụp liên 1 của hóa đơn cho bên mua

Theo quy định, bên mua khi làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 sẽ được sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký và đóng dấu của bên bán kèm theo biên bản việc mất hoặc cháy hỏng hóa đơn đã lập để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Theo đó để tạo điều kiện cho bên mua, bên bán sẽ chụp liên 1 của hóa đơn đã mất, ký và đóng dấu xác nhận theo quy định và gửi trên bên mua.

Bước 3: Bên mua lập báo cáo về việc mất hóa đơn để gửi cho bên mua

Để hoàn tất thủ tục xử lý tình trạng mất hóa đơn đầu vào, bên mua cần tiến hành lập báo cáo về việc mất hóa đơn sau đó gửi cho Cơ quan thuế.

Chỉ với 03 bước nêu trên, kế toán đã có thể xứ lý khi làm mất hóa đơn đầu vào mà chưa kê khai thuế. Tuy nhiên, đây chỉ là cách giải quyết nhất thời để tránh gặp phải tình trạng mất hay cháy hỏng hóa đơn thì doanh nghiệp nên chuyển đối sang sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử giúp kế toán doanh nghiệp quản lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn một cách bảo mật và an toàn. Đồng thời, kế toán có thể lập và gửi hóa đơn nhanh chóng đến khách hàng.

Tham khảo thêm: CA2.Einvoice - Chi phí nhỏ, Lợi ích to

Để đăng ký dùng thử hoặc nhận tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử CA2.Einvoice, doanh nghiệp vui lòng liên hệ

Hotline: 1900 545407

Facebook: https://www.facebook.com/nacencommca2