Đến ngày 01/11/2020, 100% doanh nghiệp sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử, và để phát hành được hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số. Tức là chỉ còn vài tháng nữa, cùng Nacencomm tìm hiểu cách để sử dụng chữ ký số phát hành hóa đơn điện tử. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số.
Để thực hiện thao tác ký và phát hành hóa đơn điện tử, kế toán cần đảm bảo những điều kiện như sau:
• Chữ ký số vẫn còn hiệu lực sử dụng
• Máy tính/điện thoại cài đặt sẵn phần mềm/ứng dụng hóa đơn điện tử
• Với doanh nghiệp sử dụng chữ ký số USB token, cần cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng
Sau khai đảm bảo đáp ứng được những điều kiện trên thì doanh nghiệp có thể tích hợp chữ ký số vào hóa đơn điện tử theo các bước sau đây:
Bước 1: Kế toán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó tiến hành kê khai đầy đủ những nội dung cần thiết trong hóa đơn theo đúng quy định như: mã số thuế, địa chỉ người mua/người bán, mã hàng hóa, số lượng, mức áp dụng thuế,…
Bước 2: Kiểm tra lại những thông tin kê khai có hoàn toàn chính xác hay không, sau đó nhấn vào nút “Xuất hóa đơn” để thực hiện việc ký số.
Bước 3: Ở bước này, kế toán có thể thực hiện theo 2 cách
• Cách 1 (dành cho doanh nghiệp sử dụng chữ ký số USB token): Khi phần mềm hiển thị thông báo yêu cầu kết nối USB token vào máy tính, kế toán cần nhập tên và mật khẩu đã được cấp để xác nhận ký số lên hóa đơn. Cách này tuy phổ biến nhưng thường tốn thời gian và gây ra nhiều bất tiện cho người sử dụng.
• Cách 2 (dành cho doanh nghiệp sử dụng chữ ký số không dùng USB token): Loại chữ ký số này có đặc điểm là đã được kết nối sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử từ trước, nên khi ký số, kế toán không cần kết nối bất kỳ thiết bị gì mà chỉ cần nhập mã xác thực ngay sau khi nhấn “Xuất hóa đơn”. Cách này nhanh chóng và thuận tiện hơn, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng do loại bỏ được thiết bị USB token rườm rà.
Sau khi kế toán xác thực chữ ký số trên phần mềm, hóa đơn điện tử sẽ được ký và thể hiện đầy đủ thông tin đã kê khai.
Hóa đơn điện tử giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời 4.0
Nên chọn hóa đơn điện tử như thế nào
Tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử
Lưu ý khí sử dụng hóa đơn điện tử
Hiện nay, với chữ ký số (chữ ký được mã hóa điện tử) doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể dễ dàng kê khai thuế qua mạng và có thể thực hiện nhiều giao dịch trong tương lai thông qua chữ ký này. NACENCOMM sẽ hướng dẫn Doanh nghiệp thực hiện đăng ký chữ ký số theo quy định mới nhất hiện nay.
Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản: word, excel, pdf…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định chủ của dữ liệu đó. Hiện nay chữ ký số được coi như con dấu điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, chữ ký số không những chỉ dùng trong việc kê khai thuế, mà người sử dụng còn có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch điện tử với mọi tổ chức và cá nhân khác.
Việc giải quyết thủ tục kê khai thuế cho cá nhân, doanh nghiệp vào mỗi cuối tháng thường gây quá tải cho cơ quan thuế, gây phiền hà cho người nộp thuế. Vì vậy, để thực hiện các giao dịch điện tử như nộp hồ sơ thuế, sử dụng hóa đơn điện tử một cách đơn giản và thuận tiện hơn các doanh nghiệp đều muốn có một chữ ký số (chữ ký điện tử).
Hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm:
- Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
- Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).
Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ trên thì bạn nộp tại cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như NACENCOMM,... Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn, nhưng thường ở mức khoảng 3.000.000 VNĐ/năm.
Điều kiện xin giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số ?
Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số có hiệu lực từ ngày 15/11/2018. Văn bản này đã nêu rõ điều kiện để một tổ chức có thể được cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng.
Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là hoạt động kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật. Giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp là một trong những điều kiện bắt buộc mà tổ chức kinh tế cần phải đáp ứng được.
Điều kiện cấp phép được quy định tại Điều 13 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
Về mặt chủ thể: Là doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Về điều kiện tài chính:
- Ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam không dưới 05 (năm) tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và các khoản đền bù có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ do lỗi của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và thanh toán chi phí tiếp nhận và duy trì cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi giấy phép.
- Nộp phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ (trong trường hợp cấp lại giấy phép).
Điều kiện về nhân sự:
- Doanh nghiệp phải có nhân sự chịu trách nhiệm: Quản trị hệ thống, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống.
- Nhân sự quy định tại điểm a khoản này phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.
Điều kiện về kỹ thuật:
+ Thiết lập hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo các yêu cầu sau:
- Lưu trữ đầy đủ, chính xác và cập nhật thông tin của thuê bao phục vụ việc cấp chứng thư số trong suốt thời gian chứng thư số có hiệu lực;
- Lưu trữ đầy đủ, chính xác, cập nhật danh sách các chứng thư số có hiệu lực, đang tạm dừng và đã hết hiệu lực và cho phép và hướng dẫn người sử dụng Internet truy nhập trực tuyến 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần;
- Đảm bảo tạo cặp khóa chỉ cho phép mỗi cặp khóa được tạo ra ngẫu nhiên và đúng một lần duy nhất; có tính năng đảm bảo khóa bí mật không bị phát hiện khi có khóa công khai tương ứng;
- Có tính năng cảnh báo, ngăn chặn và phát hiện truy nhập bất hợp pháp trên môi trường mạng;
- Được thiết kế theo xu hướng giảm thiểu tối đa sự tiếp xúc trực tiếp với môi trường Internet;
- Hệ thống phân phối khóa cho thuê bao phải đảm bảo sự toàn vẹn và bảo mật của cặp khóa. Trong trường hợp phân phối khóa thông qua môi trường mạng máy tính thì hệ thống phân phối khóa phải sử dụng các giao thức bảo mật đảm bảo không lộ thông tin trên đường truyền.
+ Có phương án kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu đảm bảo an toàn hệ thống thông tin và các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực;
+ Có các phương án kiểm soát sự ra vào trụ sở, quyền truy nhập hệ thống, quyền ra vào nơi đặt thiết bị phục vụ việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Có các phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục khi có sự cố xảy ra;
+ Có phương án cung cấp trực tuyến thông tin thuê bao cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, phục vụ công tác quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Toàn bộ hệ thống thiết bị sử dụng để cung cấp dịch vụ đặt tại Việt Nam;
+ Có trụ sở, nơi đặt máy móc, thiết bị phù hợp với yêu cầu của pháp luật về phòng, chống cháy, nổ; có khả năng chống chịu lũ, lụt, động đất, nhiễu điện từ, sự xâm nhập bất hợp pháp của con người;
+ Có quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng đến cơ quan có thẩm quyền là Bộ Thông tin và Truyền thông. Thời hạn thẩm tra hồ sơ và cấp phép là 50 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Tất cả những vấn đề còn thắc mắc hoặc cần làm rõ về chữ ký số, doanh nghiệp có thể liên hệ cùng đội ngũ nhân viên của NACENCOMM để được hỗ trợ tốt nhất. NACENCOMM – Top 5 Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số tại Việt Nam, đơn vị thứ 2 được phép cung cấp dịch vụ chữ ký số từ năm 2012, đối tác tin cậy, uy tín với hàng trăm nghìn doanh nghiệp.
------------------------------------------------------------------------------------------------------
📝 Fanpage: Chữ ký số CA2-Nacencomm
☎ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 02435765146|
🔮 Website:http://www.nacencomm.vn.
TIN BÀI LIÊN QUAN
