Hóa đơn điện tử

Quản lý Hóa đơn điện tử trong con mắt người quản trị

January 2, 2020

Hóa đơn giấy, liệu có tiết kiệm chi phí như doanh nghiệp nghĩ?

Những điều cần tránh khi sử dụng Hóa đơn điện tử

Giải pháp tối ưu về lưu trữ hóa đơn trong thời đại công nghệ số

1. Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn

Việc quản lý hóa đơn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp:

- Tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí cơ hội.

- Giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm hóa đơn được nhanh chóng, giảm thiểu thời gian và chi phí nhân lực.

- Giúp việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được chính xác.

- Đảm bảo sự minh bạch cho doanh nghiệp.

- Tránh được các rủi ro trong lưu giữ Hóa đơn do lỗi vô ý hay do ảnh hưởng bởi các sự kiện bất khả kháng, …

- Tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn.

2. Một số cách để quản lý Hóa đơn điện tử hiệu quả  

Hiện tại, một số phần mềm giúp Khách hàng có thể quản lý Hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và hiệu quả nhờ tính năng như: tải Hóa đơn điện tử đã phát hành, tra cứu tìm kiếm Hóa đơn điện tử và xem báo cáo Hóa đơn điện tử.

2.1 Tải Hóa đơn điện tử đã phát hành

Hóa đơn điện tử trên phần mềm luôn được tự động lưu trữ trực tuyến trên hệ thống phần mềm để đảm bảo sự bảo mật và an toàn dữ liệu. Tuy nhiên, nhằm phục vụ cho mục đích lưu trữ hóa đơn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm), doanh nghiệp có thể tải hóa đơn đã phát hành về máy tính.

Khi muốn tải Hóa đơn điện tử đã phát hành về máy, bạn cần biết rằng file hóa đơn sẽ ở dạng XML hoặc PDF. Do đó, bạn nên chắc chắc rằng máy tính đã được cài đặt các phần mềm hỗ trợ đọc file ở định dạng trên, có thể tải từng Hóa đơn điện tử hoặc tải hàng loạt Hóa đơn điện tử.

2.2 Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép người dùng tra cứu, tìm kiếm các hóa đơn điện tử trên phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý.

Việc tra cứu có thể được thực hiện theo tiêu chí chương trình thiết lập sẵn như: Hóa đơn chưa phát hành, đang phát hành, phát hành lỗi, đã phát hành…. Trường hợp người dùng có các trường thông tin khác cũng có thể tìm kiếm theo tiêu chí bất kỳ như: Ngày hóa đơn, số hóa đơn, trạng thái phát hành, trạng thái gửi hóa đơn cho khách hàng…

2.3 Xem báo cáo Hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép xem và in các báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động quản lý hóa đơn điện tử tại Doanh nghiệp như:

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

- Báo cáo thống kê số hóa đơn đã phát hành.

- …

NACENCOMM – top 10 Hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế, là đối tác tin cậy, uy tín với hàng trăm nghìn doanh nghiệp, NACENCOMM sẵn sàng trở thành người bạn đồng hành với các doanh nghiệp trong lộ trình chuyển đổi và áp dụng Hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử CA2- Einvoice của NACENCOMM đáp ứng được các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra, giải quyết tối ưu các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong sử dụng Hóa đơn điện tử.

------------------------------------------------------------------------------------------------------

📝 Fanpage: Chữ ký số CA2-NACENCOMM

☎ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 02435765146

🔮 Website:http://nacencomm.vn/.