Hóa đơn điện tử

Những vấn đề về hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết

November 30, 2021

Hóa đơn điện tử là giải pháp thiết yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, nó mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là tất yếu của sự phát triển hướng đến sự hiện đại và minh bạch dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin.

1. Các quy định hiện hành về Hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 Quy định về hóa đơn, chứng từ; Thông tư 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020 Sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Cụ thể: Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về phạm vi, đối tượng áp dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) thì DN bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/11/2020 khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14 ngày 15/07/2020, cần phải mở rộng phạm vi áp dụng và cải tiến quy trình quản lý biên lai, chứng từ theo phương thức điện tử cho phù hợp.

Do đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thay thế cho Nghị định số 119/2018/NĐ-CP với một số điểm mới phù hợp hơn, mở rộng đối tượng áp dụng và bổ sung thêm 2 loại hóa đơn bên cạnh 3 loại hóa đơn trước đó, đồng thời lùi thời hạn chuyển đổi bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến hết ngày 30/06/2022.

Tham khảo thêm: Quy định về thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử

2. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

a) Đối với thuê bao (tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân)

  • Tiết kiệm thời gian cho các cá nhân, tổ chức (như thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn, nhận gửi hóa đơn…)
  • Giảm chi phí in, chi phí chuyển phát, chi phí bảo quản, lưu trữ hoá đơn…giúp cá nhân, tổ chức tiết kiệm tài chính, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
  • Giúp giảm các thủ tục hành chính và cắt bỏ các công đoạn không cần thiết; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu nhờ quá trình xử lý nhanh, thông tin trên HĐĐT được liên kết trực tiếp vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của cá nhân, tổ chứcquản lý hoặc thực hiện việc mua bán hàng hoá, dịch vụ;
  • Giảm rủi ro mất, hư hại hóa đơn và các khoản phạt liên quan…
  • Sử dụng hóa đơn xác thực giúp tăng độ chính xác của thông tin, chống việc làm giả hóa đơn và tăng độ tin cậy cho cá nhân, tổ chức trong quá trình hoạt động kinh doanh

b) Đối với cơ quan quản lý (Cơ quan Thuế, quản lý thị trường, ...)

  • Với việc HĐĐT sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ HĐĐT, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy.
  • Việc sử dụng HĐĐT còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.
  • Khi DN sử dụng HĐĐT, thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của DN, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất hóa đơn.
  • Việc sử dụng HĐĐT cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn.
  • Khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

c) Đối với xã hội

  • HĐĐT giúp công tác triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện hơn trong quá trình kinh doanh từ khâu mua bán điện tử, xuất HĐĐT đến thanh toán điện tử.
  • Sử dụng HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường.
  • Tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử với hàng hóa cho, biếu, tặng

3. Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua không?

Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định:

  • Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua;
  • Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Như vậy, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Nếu doanh nghiệp muốn miễn chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp thuận.

Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử sẽ được Cục thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.

4. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định sau:

  • Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
  • Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
  • Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 3 yêu cầu sau:
  • Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  • Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
  • HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính của Doanh nghiệp không đảm bảo an toàn, dễ dẫn đến rủi ro và bất tiện khi tra cứu. Hiện nay CA2-EINVOICE có phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề sau:

  • Tự động kiểm tra tính hợp lệ của Hóa đơn đầu vào;
  • Tự động hạch toán, nhập liệu;
  • Lưu trữ hóa đơn tập trung, hiệu quả và khoa học;
  • Không bị rủi ro bị phạt hành chính về hóa đơn…

Lưu ý: HĐĐT lưu bằng file PDF sẽ không có giá trị

Liên quan đến hóa đơn điện tử (HĐĐT), Cục thuế TP. HCM lưu ý, file PDF không phải là “tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử”.

Theo đó, nếu doanh nghiệp chỉ lưu trữ HĐĐT bằng file PDF (không lưu file XML) thì không đáp ứng quy định về HĐĐT tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Theo Công văn số 1038/CTTPHCM-TTHT ngày 5/2/2021 của Cục Thuế TP. HCM về hóa đơn điện tử doanh nghiệp.

NACENCOMM TỰ TIN LÀ MỘT NHÀ CUNG CẤP PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỐT NHẤT HIỆN NAY

Với hơn 24 năm kinh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ và bảo mật, CA2 hiểu rõ những khó khăn của doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi này.

Phần mềm hóa đơn điện tử là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp an toàn, dễ sử dụng. CA2-EINVOICE đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC, sẫn sàng đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đồng thời giải quyết tối ưu những vấn đề của doanh nghiệp trong việc xử lý và phát hành hóa đơn:

  • Tối giản hóa quy trình với khả năng liên kết và tích hợp với các phần mềm khác linh hoạt, dễ dàng
  • Tuyệt đối bảo mật nhờ công nghệ Blockchain
  • Tiết kiệm vượt trội khi không mất chi phí in ấn, vận chuyển, quản lý
  • Miễn phí 100% chi phí lưu trữ đến 10 năm
  • Hỗ trợ 24/7 với đội ngũ dày dặn kinh nghiệm, hỗ trợ trên nhiều nền tảng: Hotline, facebook, zalo.

CA2.EINVOICE thuộc Top 10 phần mềm hóa đơn điện tử được cục Thuế công nhận và khuyến khích sử dụng

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận ưu đãi .

Hotline: 1900 545407