Hóa đơn điện tử

Những thông tin cần biết khi triển khai Hóa đơn điện tử

February 10, 2020

‍Để triển khai thành công hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải nắm vững kiến thức, thông tin về hóa đơn điện tử, xây dựng nền móng cơ sở hạ tầng, thông tin, đào tạo con người cũng như tìm hiểu, hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

1. Tìm hiểu kiến thức, thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử

Trước khi tiến hành triển khai thực tế, doanh nghiệp cần tìm hiểu đầy đủ kiến thức, thông tin về hóa đơn điện tử, đặc biệt là các thông tin về Nghị định, chính sách hiện hành.

Hiện tại, khi tiến hành triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử  khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Một trong những nội dung đáng chú ý nhất trong Nghị định 119 là thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp trong nước cần chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là trước ngày 1/11/2020. Để tránh tình trạng lúng túng, bỡ ngỡ, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp nên có kế hoạch triển khai hóa đơn điện tử sớm hơn thời hạn trên.

Hiện tại, Bộ Tài chính cũng đang xây dựng Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119 và sẽ sớm ban hành chính thức trong thời gian tới nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn cách thực hiện các quy định trong Nghị định 119.

2. Xây dựng cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin, đào tạo nhân lực

Sau khi nắm rõ các thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng, chuẩn bị tốt các yếu tố cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin, đào tạo nhân viên để có thể triển khai mô hình hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

Điều kiện về cơ sở hạ tầng để áp dụng hóa đơn điện tử khá đơn giản, chỉ cần hệ thống máy tính có cấu hình vừa phải và đảm bảo đường truyền kết nối Internet ổn định. Điều kiện này có thể đáp ứng được tại đa số các văn phòng làm việc của doanh nghiệp hiện nay.

Doanh nghiệp cũng cần đăng ký để sở hữu chữ ký số tại các nhà cung cấp uy tín. Đây là yêu cầu bắt buộc bởi chữ ký số cần thiết để doanh nghiệp có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thành công cũng như trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo sở hữu hệ thống lưu trữ dữ liệu đủ ổn định, đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản như lưu trữ, sao lưu, và khôi phục dữ liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo, tập huấn về hóa đơn điện tử nhằm xây dựng đội nhân viên am hiểu cách vận hành hóa đơn điện tử.

3. Đầu tư cơ sở hạ tầng và đào tạo con người để triển khai hóa đơn điện tử thành công
4. Tìm kiếm nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Thời hạn cuối cùng trước khi doanh nghiệp bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử đang đến gần. Để tránh tình bị tụt hậu so với các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp cần nhanh chóng áp dụng mô hình hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.

Trên thực tế, đa số doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với các đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thay vì tự mình triển khai. Với kinh nghiệm triển khai lâu năm cũng như đội ngũ nhân viên đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ, các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử, xây dựng mô hình hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả cao nhất và được tư vấn, hỗ trợ cập nhật các thông tin, chính sách, nghiệp vụ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng.

5. Có thể dùng chung chữ ký số cho hóa đơn điện tử hay không?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng chữ ký số cho việc kê khai trên hệ thống iHTKK của Tổng cục thuế.

Vậy nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực thì có thể dùng chung chữ ký số cho hóa đơn điện tử hay không hay là cần phải có một chứng thư số riêng cho để dùng cho Hóa đơn điện tử?

Với kinh nghiệm hơn 20 năm trong ngành công nghệ thẻ, là đơn vị cung cấp Chữ ký số Top 5 được Tổng Cục Thuế chỉ định, NACENCOMM xin chia sẻ như sau:

- Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cùng lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để xác thực hóa đơn. Yêu cầu chứng thư số đó phải hợp lệ (là chứng thư số có MST của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi).

Theo đó, hình thức và  cách sử dụng chứng thư số cho hóa đơn điện tử vẫn như chữ ký số mà doanh nghiệp dùng trên hệ thống của tổng cục thuế mà không cần có có thêm bất kỳ chứng thư số nào khác.

Thành lập từ năm 1996- khởi đầu là Trung tâm Ứng dụng Công nghệ -Nacencomm - Bộ KHCN.

Hóa đơn điện tử CA2- Einvoice của Nacencomm đáp ứng được các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra, giải quyết tối ưu các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong sử dụng Hóa đơn điện tử.

Trong quá trình triển khai Hóa đơn điện tử, bất cứ vướng mắc nào Doanh nghiệp đều có thể liên hệ với đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm từ NACENCOMM để được hỗ trợ kịp thời.

📝 Fanpage: Chữ ký số CA2-NACENCOMM

☎ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 02435765146|

🔮 Website:http://nacencomm.vn/.

TIN BÀI LIÊN QUAN

Một số trường hợp cấp Hóa đơn điện tử không thu tiền


Dùng chung Chữ ký số  trong hóa đơn điện tử- Có hay Không?


Tại sao hóa đơn điện tử cần chữ ký số


Điểm lại những lợi ích nổi bật của hóa đơn điện tử


Hóa đơn giấy- Lợi bất cập hại


Quy định sử dụng hóa đơn điện tử với các hộ kinh doanh


Làm sao để áp dụng Hóa đơn điện tử mà không còn vướng mắc