Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp mới thành lập. Để giúp các doanh nghiệp tránh khỏi sai sót khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bài viết dưới đây sẽ đề cập đến những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý.

1.Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, cụ thể như sau:

Hàng quý các tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại báo cáo các doanh nghiệp ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)

Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế, thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

2. Doanh nghiệp nộp báo cáo hóa đơn theo tháng đến bao giờ?

Trước 1/11/2020 việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Từ ngày 01/11/2020, 100% đơn vị kinh doanh phải phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Theo đó, những doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

3. Mức phạt khi nộp chậm, làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Chỉ cần chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, theo quý chậm, Doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt đáng tiếc. Theo điều 13 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 176/2016/TT-BTC quy định mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

• Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 5 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
• Trường hợp nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp báo cáo gửi cơ quan Thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan Thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

Lưu ý:

• Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Phạt từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng
• Ngoài bị phạt tiền, Doanh nghiệp phải lập và gửi lại cơ quan Thuế báo cáo đúng quy định

Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi Cơ quan Thuế trước khi cơ quan Thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp Thuế thì không bị phạt tiền.

4. Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế

Hiện nay, theo quy định của cơ quan Thuế, có 2 loại hóa đơn điện tử được lưu hành là: Hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và hóa đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC.

• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (hay còn gọi là hóa đơn điện tử thông thường), doanh nghiệp vẫn phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, thay vì phải thực hiện thủ công như trước đây giờ chỉ cần vài thao tác đơn giản ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử là doanh nghiệp có thể hoàn thành Báo cáo và gửi tới cơ quan thuế qua hình thức nộp online nhanh gọn và chính xác.
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế. Do đó, nếu sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hóa đơn điện tử CA2-EINVOICE tối đa khả năng quản lý đồng bộ toàn bộ giao dịch với khả năng phân quyền và báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp bạn tránh được những rủi ro trong khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Liên hệ với đội ngũ tư vấn của chúng tôi để nhận được hỗ trợ tốt nhất!

☎1900 5454 07

‍