Mặc dù hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia không phải là hóa đơn phổ biến, ít được các kế toán quan tâm nhưng để tránh xảy ra những tình huống sai sót khi cần sử dụng, DN nên lưu ý những thông tin quan trọng sau.
Theo Điều 03 Thông tư 16/2012/TT-BTC)
1.Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng dự trữ quốc gia lập, ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
Hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia được in theo mẫu (phụ lục số 1 ban hành kèm theo Thông tư này). Kích thước khổ giấy in hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia phải là: rộng 19 cm, dài 27 cm.
2.Hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia được thể hiện bằng các hình thức sau:
-Hoá đơn đặt in: là hoá đơn do các đơn vị dự trữ đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động xuất, bán hàng dự trữ quốc gia.
Căn cứ vào Điều 04 Thông tư 16/2012/TT-BTC quy định:
1.Những nội dung trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia đã lập và cần được thể hiện trên cùng một mặt giấy
– Đối với tên loại hóa đơn: Cần thể hiện rõ là HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là những thông tin về tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong hóa đơn bán hàng quốc gia; đối với ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng năm phát hành hóa đơn và hệ thống chữ cái Tiếng Việt.
– Tên của liên hóa đơn: Khác với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trự quốc gia phải có 4 liên, trong đó: liên 1 để lưu, liên 2 để giao cho người mua, liên 3 dùng cho thanh toán nội bộ, liên 4 dùng cho thanh toán thủ kho.
– Về số thứ tự hóa đơn: Đây là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn gồm 7 chữ số.
– Ngoài ra, hóa đơn cần có tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế của đơn vị dự trữ xuất, bán hàng dự trữ quốc gia
– Tên, địa chỉ, mã số thuế và tài khoản của bên mua là nội dung không thể thiếu.
– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia không thể thiếu được những nội dung chi tiết về tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và cả thành tiền được ghi bằng chữ và số.
– Hai bên bán/mua cần ký rõ họ tên và đóng dấu, đảm bảo có ngày/tháng/năm lập hóa đơn
– Lưu ý, hóa đơn phải được ghi nội dung bằng tiếng Việt và số ghi trên hóa đơn là từ 0 – 9, sau số hàng nghìn / triệu / tỷ / nghìn tỷ / triệu tỷ / tỷ tỷ cần phải đặt dấu chấm (.), trường hợp ghi sau số ở hàng đơn vị thì cần đặt dấu phẩy (,) ở đằng sau số hàng đơn vi.
2.Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia đã lập
– Logo hoặc hình ảnh quảng cáo là những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn này, tuy nhiên bạn vẫn có thể chèn những nội dung này trên hóa đơn. Tuy nhiên, cơ chữ của các thông tin tạo thêm này cần phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất trên hóa đơn.
– Những thông tin không bắt buộc này cần phải đảm bảo phù hợp với những quy định hiện hành, đảm bảo các nội dung không được che khuất hay làm mờ những nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn.
Cụ thể theo Điều 11 Thông tư 16/2012/TT-BTC thì hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia cần tuân theo các yêu cầu sau:
– Chỉ được lập hóa đơn bán hàng dự trự quốc gia cho người mua trong trường hợp là xuất bán hoặc xuất viện trợ hàng dự trữ quốc gia.
– Đơn vị dữ trữ cần lập hóa đơn khi thực hiện xuất bán hoặc là xuất viện trợ hàng dự trữ quốc gia. Nếu xuất điều chuyển nội bộ sẽ không cần lập hóa đơn.
– Nội dung trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia phải đảm bảo chính xác về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và không được tẩy xóa hay sửa. Đồng thời, cần dùng cùng 1 loại mực không phai/màu mực và tất nhiên không được dùng mực đỏ; nội dung không được ngắt quãng, không được viết hoặc là đè in lên chữ in sẵn và thực hiện gạch chéo phần còn trống.
– Hóa đơn này sẽ được lập 1 lần thành nhiều liên và nội dung trên những liên này cần phải được thực hiện một cách thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng 1 số.
– Đồng thời, hóa đơn sẽ được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Nacencomm cung cấp những thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình sử dụng các loại hóa đơn. Để được giải đáp mọi thắc mắc cũng như tư vấn về các chương trình khuyến mãi đang có, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Website: https://www.nacencomm.vn/
Hotline: 1900 545407
