1. Uy tín của đơn vị cung cấp Hóa đơn điện tử.

Theo quy định, toàn bộ số hóa đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm Hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp (thời hạn quy định của Luật Kế toán hiện hành là 10 năm).

Do vậy, Khi lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử, buộc Doanh nghiệp phải chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm cung cấp giải pháp về tài chính kế toán, Hóa đơn điện tử, kê khai Thuế.

Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững và kinh nghiệm làm phần mềm. Doanh nghiệp mua phần mềm Hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ.

2. Phần mềm Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Tiêu chí đầu tiên là Doanh nghiệp phải lựa chọn loại Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp (có giá trị pháp lý), cụ thể:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong Hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là Hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị Hóa đơn điện tử.

• Thông tin chứa trong Hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

(Theo Khoản 3, Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC).

3. Phần mềm Hóa đơn điện tử ổn định, chất lượng

Phần mềm có tốt hay không phụ thuộc nhiều vào chất lượng. Cụ thể là sự ổn định khi chạy, lỗi phần mềm, chế độ bảo hành hỗ trợ của đơn vị cung cấp,…Trong quá trình phát hành, phải đảm bảo ổn định không có sai sót, trục trặc gì.

4. Phần mềm Hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật

Khác với hóa đơn giấy, Doanh nghiệp phải lưu trữ tại tủ, kho tốn kém chi phí và khó kiểm soát, quản lý. Nhưng với việc sử dụng Hóa đơn điện tử, mọi hóa đơn được lưu ngay trên phần mềm.

Do vậy, Khi lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp phải chọn chọn phần mềm của tổ chức cung cấp có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật.

Hiện nay, với phần mềm Hóa đơn điện tử nếu được ứng dụng công nghệ Blockchain thì Doanh nghiệp yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật. Bởi:

• Khả năng chia sẻ thông tin dữ liệu minh bạch theo thời gian thực, tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo mật cao.

• Yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật của Hóa đơn, không còn lo sợ tình trạng Hóa đơn giả, mất cắp hóa đơn, …

• Thông tin trong Blockchain không thể bị thay đổi và chỉ được bổ sung thêm khi có sự đồng thuận của tất cả các nút trong hệ thống.…

>> Đây là một hệ thống bảo mật an toàn cao trước khả năng bị đánh cắp dữ liệu. Ngay cả khi một phần của hệ thống Blockchain sụp đổ, những máy tính và các nút khác sẽ tiếp tục bảo vệ thông tin và giữ cho mạng lưới tiếp tục hoạt động.

Do vậy khi lựa chọn phần mềm phải đảm bảo phần mềm đó có thể giúp Doanh nghiệp lưu trữ an toàn, bảo mật, chống giả mạo,... số lượng hóa đơn lớn. Và dễ dàng tìm kiếm chỉ bằng vài Click chuột.

5. Chi phí bỏ ra mua phần mềm phải tương xứng với chất lượng

Số đông Doanh nghiệp vẫn cố sử dụng hóa đơn giấy bởi doanh nghiệp lo ngại vấn đề chi phí phải bỏ ra cho Hóa đơn điện tử lớn hơn chi phí hóa đơn giấy mà công ty đang sử dụng. Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử có giá thành tương xứng với chất lượng.

Đừng vì lựa chọn những phần mềm có giá rẻ quá nhưng chất lượng không tốt, hỗ trợ dịch vụ kém,…sẽ khiến Doanh nghiệp bạn tốn thời gian, chi phí.

6. Hóa đơn điện tử phải dễ dàng sử dụng

Đây là yếu tố thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm Hóa đơn điện tử phát huy tối đa hiệu quả. Cho dù phần mềm Hóa đơn điện tử có nhiều chức năng thiết thực hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua.

Ngoài ra, phải đảm bảo phần mềm được lựa chọn dễ dàng sử dụng, dễ dàng kết nối với các phần mềm; Kế toán, Bán hàng, quản trị của Doanh nghiệp bạn để dễ dàng xuất hóa đơn và hoạch toán doanh thu.

Doanh nghiệp cần cân nhắc và xem xét kỹ các tiêu chí để lựa chọn một phần mềm Hóa đơn điện tử phù hợp, đáp ứng các yêu cầu theo quy định.

‍

NACENCOMM – top 10 Hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế, là đối tác tin cậy, uy tín với hàng trăm nghìn doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử CA2- Einvoice của NACENCOMM đáp ứng được các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra, giải quyết tối ưu các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong sử dụng Hóa đơn điện tử.

------------------------------------------------------------------------------------------------------

📝 Fanpage: Chữ ký số CA2-NACENCOMM

☎ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 02435765146|

🔮 Website:http://nacencomm.vn/. 

‍