Thông báo

Một số câu hỏi thường gặp của Kế Toán về Hóa đơn điện tử

July 8, 2019

Trong quá trình tư vấn khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử CA2-einvoice, đội ngũ tư vấn NACENCOMM có gặp một số câu hỏi khá phổ biến mà các anh chị kế toán rất quan tâm.

1. Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định khi mà kế toán vẫn phải được nghỉ (nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép...)

Trả lời:

- Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

- Hiện tại mẫu hoá đơn điện tử chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, ...Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạo hoá đơn điện tử mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng. Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hoá đơn xuất đúng thời điểm.

Đểtìm hiểu thêm về vấn đề Hóa đơn điện tử có thể xuất lùi ngày được không? Anh chị có thể tham khảo tại đây

2.  Đối tượng nào được sử dụng hoá đơn điện tử? Ở Miền Tây được sử dụng chưa? Khi sử dụng, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hoá đơn này như thế nào? Cơ phải in ra giấy không?

Trả lời:

* Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì các doanh nghiệp thuộc đối tượng sau được phép sử dụng hoá đơn điện tử:

“Điểu 2:

+ Tổ chức, cá nhân  lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử  khi mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

...

Điều 4:

Khoản 2

Người bán  hàng hoá, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hoá đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng  hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hoá đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

- Ngoài ra theo Quyết Định  số 2497/2017/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 04/12/2017 thì

“2.1.1.5                                                                                                                                              

.... Quy định một số loại hình doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử.

Quy định cơ quan thuế hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế”

- Hiện tại hoá đơn điện tử triển khai rộng rãi trên cả nước, do đó Miền Tây của bạn có thể sử dụng bình thường rồi bạn nhé.

- Khi tiến hành thanh tra kiểm tra thì file XML là file có giá trị pháp lý khi nó được bảo toàn (nếu người sử dụng cố tính chỉnh sửa dữ liệu khi lưu lại sau đó mở ra sẽ không mở được và file XML đó không còn tính chất pháp lý và không được lưu hành.

- Hoá đơn điện tử được lưu trữ tại định dạng điện tử nên người mua hoặc bán không bắt buộc phải in chuyển đổi ra giấy. Nếu có nhu cầu về thanh toán nội bộ hoặc kẹp chứng từ thanh toán, người mua hoặc bán có thể in bản thể hiện.

3. Muốn hủy, điều chỉnh hóa đơn điện tử thì có phải biên bản cũng là điện tử không?

Trả lời:

- Nếu muốn huỷ, thay thế, điều chỉnh hoá đơn thì không bắt buộc dùng biên bản điện tử nhé, các bạn sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế và Thông Tư 39/2014/TT-BTC.

4.  Mất điện hoặc đại loại thế thì xuất hóa đơn sai thời điểm có ok không?

Trả lời:

- Theo quy định hiện hành bạn có thể sử dụng song song 2 loại hoá đơn là hoá đơn điện tử và hoá đơn đặt in, trong trường hợp mất điện hoặc gặp sự cố về phần mềm kế toán, bạn có thể sử dụng hoá đơn giấy để xuất hoá đơn cho khách hàng, nhằm không xuất hoá đơn sai thời điểm, đảm bảo tuân thủ đúng Luật Quản Lý Thuế hiện hành.

- Ngoài ra bạn có thể sử dụng thêm các thiết bị tích điện như Ắc quy, phát sóng 3G, 4G trên điện thoại đi động để đảm bảo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử của mình.

NACENCOMM – top 10 Hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế, là đối tác tin cậy, uy tín với hàng trăm nghìn doanh nghiệp, NACENCOMM sẵn sàng trở thành người bạn đồng hành với các doanh nghiệp trong lộ trình chuyển đổi và áp dụng Hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử CA2- Einvoice của NACENCOMM đáp ứng được các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra, giải quyết tối ưu các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong sử dụng Hóa đơn điện tử.

------------------------------------------------------------------------------------------------------

📝 Fanpage #NACENCOMMca2 Chữ kí số CA2-NACENCOMM

☎ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 02435765146|

🔮 Website:http://nacencomm.vn/.