Hóa đơn điện tử

Hướng dẫn sử dụng Hóa đơn điện tử trong hoạt động doanh nghiệp 2020

February 18, 2020

Những lưu ý khi doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử? Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là đúng quy định? Mời các bạn tham khảo những thông tin mà đội ngũ Nacencomm đã tổng hợp và chia sẻ.

Kể từ ngày 12/9/2018, khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời  đã chi tiết cũng như đưa ra lộ trình bắt buộc yêu cầu các doanh nghiệp phải tham gia sử dụng hóa đơn điện tử.

Cụ thể như sau:

 Những doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thành lập từ ngày 01/11/2018 bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

 Không muộn hơn ngày 01/11/2020, tất cả các doanh nghiêp, tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Những lợi ích áp dụng hóa đơn điện tử đã rất rõ ràng. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn;

1. Những lưu ý khi Doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử.

 Doanh nghiệp sẽ là đơn vị tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ.

 Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của Doanh nghiệp.

 Đa số người Việt Nam vẫn có thói quen sử dụng tiền mặt, dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” được áp dụng và triển khai trên quy mô lớn.

 Một số Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi trao đổi, giải thích với khách hàng về hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này bởi hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng.

 Việc áp dụng hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, nên các Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có thời gian test thử trước khi chuyển đổi hoàn toàn sang Hóa đơn điện tử.

 Trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử, nhưng cần nghiên cứu đánh giá xem đơn vị đó có đủ quy mô, kinh nghiệm để cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, song hành cùng Doanh nghiệp hay không?

2. Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào Là Đúng Quy Định
2.1. Định nghĩa lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử?

 Người mua hay người bán hàng hoá, sử dụng dịch vụ cần tạo hoá đơn điện tử để lập báo cáo tài chính hay ghi sổ kế toán, đều phải lưu trữ hoá đơn trong một thời gian nhất định theo luật kế toán. Nếu bên mua hay bên bán sử dụng qua một bên trung gian cung cấp hoá đơn điện tử thì bên trung gian đó cũng phải lưu trữ hoá đơn điện tử theo luật quy định.

 Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao lưu toàn bộ các dữ liệu hoá đơn, có thể vào các thiết bị lưu trữ như usb, đĩa CD, DVD… hay lưu trữ trực tuyến (trên Google drive,...) để bảo vệ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

 Huỷ hoá đơn điện tử là hình thức xoá dữ liệu hoá đơn trên các thiết bị điện tử hay sao lưu trực tuyến, để không thể truy xem hoá đơn theo mọi hình thức.

2.2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử được lập và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu phải đáp ứng những điều kiện dưới đây:

 Nội dung của hoá đơn đầy đủ, chính xác có thể truy cập và đối chiếu khi cần thiết.

 Hình thức, nội dung của hoá đơn lưu trữ phải giống với khuôn dạng và nội dung hoá đơn điện tử được lập hay gửi đi thể hiện độ chính xác tuyệt đối của hoá đơn đó.

 Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định về ngày, giờ, người khởi tạo.

Hoá đơn điện tử CA2- eInvoice – Top 10 Hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục thuế là giải pháp hàng đầu trong việc quản lý hoá đơn cho doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Giúp DN tiết kiệm tối đa chi phí, giảm tải khối lượng công việc khổng lồ và vô cùng phức tạp của kế toán - kiểm toán.

Hoá đơn điện tử CA2 sẽ là trợ thủ đắc lực cho DN, giúp việc quản trị trở nên chuyên nghiệp hơn, nhanh chóng hơn đạt hiệu quả tối đa trong việc kinh doanh.

Để biết thêm các thông tin liên quan hoặc cần hỗ trợ giải đáp các vấn đề liên quan đến thuế, hóa đơn điện tử- eInvoice

Khách hàng có thể truy cập website https://www.nacencomm.vn/bang-gia-hoa-don-dien-tu

Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 024357651464

Fanpage:https://www.facebook.com/nacencommca2/

Nacencomm- Song Hành Cùng Doanh Nghiệp.

3 vấn đề khi sử dụng hóa đơn điện tử nộp thuế mới nhất

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử

Những điều đặc biệt lưu ý về ngày ký, ngày xuất hóa đơn

2019 nên mua hóa đơn điện tử ở đâu

Doanh nghiệp phải chờ bao lâu sau khi đăng ký để được sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có được phép thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần biết một số trường hợp dẫn dến ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần biết thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng