Thông báo

Hướng dẫn đăng ký phát hành hóa đơn điện tử 2019

July 5, 2019

Điều kiện để doanh nghiệp được làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử, quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

• Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

• Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

• Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

• Theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điển tử

Lưu ý:

Trong quá trình người bán sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua:

• Nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc

• Người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua.

Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn có thể tiến hành làm các loại giấy tờ trên cùng một lúc và nộp cùng một lần cho cơ quan thuế.

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với nộp hồ sơ khai thuế GTGT.

Cơ sở kinh doanh thành lập mới trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020 được cơ quan thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Hoá đơn điện tử CA2- eInvoice – Top 10 Hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục thuế là giải pháp hàng đầu trong việc quản lý hoá đơn cho doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Giúp DN tiết kiệm tối đa chi phí, giảm tải khối lượng công việc khổng lồ và vô cùng phức tạp của kế toán - kiểm toán.

Hoá đơn điện tử CA2 sẽ là trợ thủ đắc lực cho DN, giúp việc quản trị trở nên chuyên nghiệp hơn, nhanh chóng hơn đạt hiệu quả tối đa trong việc kinh doanh.

Để biết thêm các thông tin liên quan hoặc cần hỗ trợ giải đáp các vấn đề liên quan đến thuế, hóa đơn điện tử- eInvoice

Khách hàng có thể truy cập website www.nacencomm.vn hoặc liên hệ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 024357651464

Nacencomm- Song Hành Cùng Doanh Nghiệp.