Đăng ký hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc đối với các doanh nghiệp, hạn cuối của quá trình chuyển đồi là ngày 31/10/2020 theo Thông Tư 68/2019/TT-BTC. Để tăng tính chủ động cho các doanh nghiệp, Nacencomm sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.

DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ?

Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển nhằm tuân thủ đúng chính sách nhà nước đề ra và gia tăng nhiều lợi ích cho chính mình. Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
• Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
• Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị uy tín nhằm đảm bảo dữ liệu được bảo mật và cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 khi có sự cố xảy ra, đảm bảo tính liên tục không bị gián đoạn do phát sinh lỗi mà không được giải quyết.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị.

Tất cả các điều kiện trên đây đều là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.

Hiện nay,  Nacencomm là đơn vị thuộc top 5 nhà cung cấp chữ ký số được cục Thuế công nhận.

Tham khảo thêm tại: Sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP LẦN ĐẦU SỬ DỤNG

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bao gồm:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)

Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi tới cơ quan thuế qua mạng hoặc nộp trực tiếp. Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html  và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, thay vì phải tự tìm hiểu và kê khai hồ sơ trên, doanh nghiệp mới thành lập có thể lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ kê khai online toàn bộ các thủ tục trên và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế.

Nacencomm đã nhiều lần được cục Thuế khen thưởng là đơn vị có dịch vụ hỗ trợ tốt nhất. Vì vậy, các doanh nghiệp chưa từng sử dụng hóa đơn điện tử có thể hoàn toàn yên tâm khi lựa chọn chúng tôi.

NACENCOMM CAM KẾT HOÀN THÀNH THỦ TỤC SIÊU TỐC TRONG VÒNG 15 PHÚT

Quy trình cung cấp hóa đơn điện tử của Nacencomm như sau:

1. Quý khách hàng chụp ảnh hoặc Scan giấy phép kinh doanh và CMND của người đại diện pháp luật gửi cho nhân viên hỗ trợ qua zalo, email…
2. Gửi logo (nếu có) để Nacencomm tạo mẫu hóa đơn gửi cho quý khách hàng lựa chọn.
3. Lựa chọn gói cước và ký kết hợp đồng điện tử

Sau khi hoàn tất các thủ tục nêu trên (chỉ trong vòng 15 phút), Nacencomm hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT và nộp hồ sơ bản online lên cơ quan Thuế. Ngoài ra, khách hàng trực tiếp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT lên cơ quan thuế nếu có yêu cầu. Từ 2 đến 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ mà không có sự phản hồi của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mặc định được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Với đội ngũ nhân viên số lượng lớn và được đào tạo nghiệp vụ chuyên nghiệp, Nacencomm cam kết 100% khách hàng được giải quyết thủ tục ngay tức khắc.

Khách hàng xem chi tiết tại đây: https://www.nacencomm.vn/dich-vu-chi-tiet/hoa-don-dien-tu

Trên đây là các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ trong Nghị định 119/2018. Nếu doanh nghiệp bạn còn điều gì thắc mắc vui lòng gọi đến hotline để được giải đáp nhanh nhất.

Hotline: 1900 545407

‍