Việc xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn là điều không thể tránh khỏi, chính vì vậy việc hủy hóa đơn sẽ là nghiệp vụ các kế toán sẽ phải làm. Với những thông tin dưới đây, Nacencomm hy vọng sẽ giúp bạn giải quyết những khó khăn trong việc hủy hóa đơn điện tử sai sót.

1. TRƯỜNG HỢP NÀO CẦN HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÃ PHÁT HÀNH

Theo điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp sau được hủy hóa đơn:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Với tất cả các trường hợp trên thì doanh nghiệp đều phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời lập lại một hóa đơn khác thay thế. Tuy nhiên, khi tiến hành hủy hóa đơn phải tuân thủ yêu cầu sau:

• Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán; có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
• Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
• Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
• Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.

2. CÁCH HỦY HÓA ĐƠN ĐÃ PHÁT HÀNH.

Theo đúng quy định của pháp luật, bạn cần hủy hóa đơn theo cách bước sau đây:

Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ hóa đơn

Trên nội dung của Biên bản hủy bỏ hóa đơn cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý rằng biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.

Bước 2: Tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập

Thao tác hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng, ví dụ như phần mềm hóa đơn điện tử CA2-EINVOICE.

Theo đó, bạn cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.

Tiếp đó, lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp file này cho cơ quan thuế. Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật.

LIÊN HỆ VỚI ĐỘI NGŨ HỖ TRỢ CỦA CA2-EINVOICE ĐỂ ĐƯỢC GIẢI QUYẾT NHANH NHẤT

Nacencomm tự hào là doanh nghiệp có 24 năm kinh nghiệp và là nhà cung cấp hóa đơn điện tử được cục thuế khuyến khích sử dụng. Chúng tôi cung cấp tới người dùng chất lượng dịch vụ tốt nhất và luôn cố gắng hỗ trợ khách hàng ngay khi sự cố xảy ra.

Để giải quyết sự cố nhanh nhất, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 5454 07

‍