1. Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?

Trả lời: Trong trường hợp khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì:

- Doanh nghiệp có thể in "hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử", sau đó ký tên người chuyển đổi, đóng dấu đỏ và gửi đến khách hàng.

2. Hỏi: Giải pháp nào cho doanh nghiệp có nhiều người cùng xuất hóa đơn?

Trả lời:

– Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Quý khách hàng có thể thêm mới nhiều người dùng vào xuất hóa đơn cùng một lúc, trên nhiều máy tính mà không bị trùng số và chỉ sử dụng một chữ ký số mà doanh nghiệp đã đăng ký. Quý khách quy ước mã số riêng cho từng nhân viên kế toán, người phụ trách xuất hóa đơn. Việc này đồng nghĩa với hệ thống cho phép nhiều nhân viên có thể cùng xuất hóa đơn một lúc trên nhiều máy tính khác nhau, vẫn đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử.

– Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và ký điện tử cho hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn)

3. Hỏi: Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử?

Trả lời:

HĐĐT đang là hình thức hóa đơn mới, vì vậy đối với nhiều khách hàng vẫn còn là mới lạ và nhiều bỡ ngỡ. Để có thể thuyết phục được khách hàng nhận hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chỉ ra các điểm sau:

– Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng:

• Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn… so với sử dụng hóa đơn giấy, do đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh;

• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu; quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế vì thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hóa, dịch vụ;

• Quá trình thanh toán nhanh hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử;

• Góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay.

– Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng hóa đơn điện tử vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành gồm:

+ Các văn bản do Chính phủ ban hành:

• Luật Giao dịch điện tử 2005.

• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

• Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.

• Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

• Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

• Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.

+ Các văn bản do Bộ tài chính ban hành:

• Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

• Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Ngoài ra khi bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, khách hàng nếu chưa thật sự yên tâm về hóa đơn điện tử có thể yêu cầu được nhận đồng thời hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đối dưới dạng hóa đơn giấy.

4. Hỏi: Việc viết tắt trên HDDT có gì khác so với hóa đơn giấy không?

Trả lời:

Đối với hoá đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình hoá đơn khác và cũng phù hợp với nội dung quy định tại Điều 16, mục 2, khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010; Và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định. Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hoá đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

5. Hỏi: Nếu chuyển sang sử dụng HDDT thì phải kê khai thuế như thế nào?

Trả lời:

- Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Vì vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.

‍