Thông báo

Hóa đơn giấy, liệu có tiết kiệm chi phí như doanh nghiệp nghĩ?

June 25, 2019

Nhiều Doanh nghiệp đang trì hoãn việc sử dụng Hóa đơn điện tử vì nghĩ rằng: Hóa đơn giấy sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với Hóa đơn điện tử. Nhưng Hóa đơn giấy, liệu có tiết kiệm chi phí như doanh nghiệp đang nghĩ?

1. Hóa đơn giấy không giúp tiết kiệm chi phí

Trước hết, phải khẳng định, Hóa đơn giấy không giúp tiết kiệm chi phí cho Doanh nghiệp.

Hàng năm, doanh nghiệp đang phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn cho việc sử dụng hóa đơn giấy. Chi phí đó đến từ các khâu:

- Đặt in hóa đơn giấy: Mỗi hóa đơn giấy có đến 3 liên, do đó chi phí in ấn được bị đội lên khá nhiều. Nhiều doanh nghiệp phải chi đến vài trăm triệu đồng cho việc đặt in hóa đơn giấy. Theo số liệu khảo sát của Tổng cục Thuế, chi phí cao nhất mà DN sử dụng hóa đơn tự in là khoảng 2.500 đồng/tờ hóa đơn, tương đương 125.000 đồng/quyển 50 số hóa đơn. Chi phí cao nhất đặt in hóa đơn là 2.000 đồng/tờ hóa đơn, tương đương 100.000 đồng/quyển 50 số hóa đơn.

- Chuyển phát nhanh hóa đơn: để chuyển hóa đơn đến được tay khách hàng, doanh nghiệp thường bố trí nhân sự nội bộ chuyển hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát của đơn vị thứ 3. Chi phí cho mỗi lần giao hoặc chuyển phát nhanh hóa đơn rơi vào khoảng 12.000 – 25.000 đồng/lần tùy khoảng cách địa lý.

- Chi phí lưu trữ: Để lưu trữ hóa đơn giấy, doanh nghiệp thường phải đầu tư số tiền không nhỏ để sắm các tủ lưu trữ chuyên dụng và bố trí các khu vực lưu trữ như kho, phòng, … với diện tích nhất định. Tuy vậy, vẫn không thể tránh khỏi rủi ro mất hỏng hóa đơn do yếu tố môi trường, mối mọt hoặc hỏa hoạn.

- Chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế: Việc sử dụng hóa đơn giấy thường xuyên dẫn tới các rủi ro về thất lạc hóa đơn. Khi đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp phạt cho cơ quan thuế. Số tiền nộp phạt giao động từ 4.000.000 – 18.000.000 đồng tùy từng trường hợp được pháp luật quy định.

- Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải chi trả các khoản chi phí tiền lương và chi phí cơ hội cho việc sử dụng nhân lực vào tất cả các công đoạn sử dụng hóa đơn giấy như: viết tay hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách, quản lý và xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn,…

Tổng hợp lại, chi phí bình quân cho 1 hóa đơn giấy là từ 20-30.000 đồng/hóa đơn, nhân với lượng hóa đơn giấy doanh nghiệp phát hành 1 năm thì con số không hề nhỏ. Do đó quan niệm sử dụng hóa đơn giấy cho tiết kiệm là hoàn toàn sai lầm.

Chưa kể việc bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử đã được lên lộ trình rõ ràng tại nghị định 119/2018/NĐ-CP. Theo đó, các doanh nghiệp chỉ có 2 năm để thực hiện chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử kể từ ngay 01/11/2018. Các doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử ngay từ đầu.

Đặc biệt hơn là Hà Nội, Hồ Chí Minh và các thành phố lớn phải hoàn thành việc chuyển đổi này trong năm 2019. Vì vậy, các doanh nghiệp cố sử dụng hóa đơn giấy vừa khiến chi phí của doanh nghiệp tiếp tục gia tăng, vừa dễ vi phạm quy định pháp luật nếu không sớm chuyển đổi.

2. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng Hóa đơn điện tử

Trái ngược với hóa đơn giấy, việc sử dụng Hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chi phí một cách hiệu quả:

- Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, mực in cho hóa đơn.

- Giảm 90% chi phí và thời gian chuyển phát nhanh: gửi Hóa đơn điện tử tới khách hàng ngay lập tức thông qua email hoặc tin nhắn (SMS).

- Giảm 95% chi phí lưu kho: Hóa đơn điện tử được lưu trữ lên tới 10 năm tại kho lưu trữ trực tuyến của nhà cung cấp phần mềm Hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp có thể tải về máy tính, lưu tại các ổ cứng di động hoặc server chung của Công ty.

- Giảm 90% chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế: Hóa đơn điện tử giúp hạn chế tối đa tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Nhờ đó doanh nghiệp không còn lo sợ tốn chi phí do bị phạt hành chính.

- Ngoài tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu được thời gian và quy trình làm việc khi sử dụng Hóa đơn điện tử:

+ Giảm 70% các bước quy trình phát hành: xóa bỏ quy trình viết tay hóa đơn, rút ngắn thời gian cho việc phát hành, xử lý và quản lý hóa đơn.

+ Rút ngắn 95% thời gian thanh toán và tra cứu hóa đơn: Hóa đơn đến tay khách hàng nhanh chóng đồng nghĩa với việc thu hồi công nợ của của doanh nghiệp sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.

3. Cách xử lý hóa đơn giấy còn tồn tại doanh nghiệp

Càng thực hiện chuyển đổi Hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử sớm thì Doanh nghiệp càng có lợi.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/11/2018 quy định cụ thể lộ trình chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử. Theo đó, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có 2 năm để thực hiện chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử. Kể từ khi bắt đầu sử dụng Hóa đơn điện tử theo mốc thời gian bắt buộc tại Nghị định (tức 01/11/2020), doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 7 Thông Tư 32/2011/TT-BTC “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, Hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Như vậy, trước 01/11/2020, doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và Hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý: không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng tức là nếu 1 đơn hàng đã sử dụng Hóa đơn điện tử thì sẽ không sử dụng Hóa đơn giấy và ngược lại. Và có thể sử dụng song song Hóa đơn giấy, Hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.

Đội ngũ tư vấn của NACENCOMM hi vọng sẽ đưa cho Doanh nghiệp một cái nhìn toàn cảnh về những bất cập trong sử dụng Hóa đơn giấy, đồng thời tạo động lực cho doanh nghiệp nhanh chóng thực hiện chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử.

Trong quá trình triển khai Hóa đơn điện tử, bất cứ vướng mắc nào Doanh nghiệp đều có thể liên hệ với đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm từ NACENCOMM để được hỗ trợ kịp thời.

NACENCOMM – top 10 Hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế, là đối tác tin cậy, uy tín với hàng trăm nghìn doanh nghiệp, NACENCOMM sẵn sàng trở thành người bạn đồng hành với các doanh nghiệp trong lộ trình chuyển đổi và áp dụng Hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử CA2- Einvoice của NACENCOMM đáp ứng được các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra, giải quyết tối ưu các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong sử dụng Hóa đơn điện tử.

------------------------------------------------------------------------------------------------------

📝 Fanpage: Chữ ký số CA2-NACENCOMM

☎ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 02435765146|