Hiện nay, Hóa đơn điện tử đang được chính phủ quy định đưa vào sử dụng 100% tại các doanh nghiệp nhằm tăng cường đảm bảo an toàn cho các giao dịch, góp phần thúc nền kinh tế tiến bộ thời đại công nghệ số. Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa làm quen được với sự thay đổi này dẫn tới nhiều thắc mắc, trong đó có một vấn đề:
Ngày ký hóa đơn điện tử khác với ngày lập hóa đơn điện tử thì có sao không?
Tham khảo thêm tại: Có thể chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy và ngược lại
Theo quy định, ngày lập hóa đơn điện tử phải trùng với ngày ký số hóa đơn điện tử. Nếu hai ngày này khác nhau thì hóa đơn được coi là không hợp lệ và không đủ điều kiện khi kê khai thuế.
Trong thực tế, ngày ký và lập hóa đơn điện tử không giống nhau là vấn đề thường gặp.
Theo Công văn 5373/CT-TTHT của Cục thuế tỉnh Bắc Giang ngày 28/11/2018 thì Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau là không hợp lệ, không đủ điều kiện để kê khai thuế.
Tuy nhiên, thực tế phát sinh có một số trường hợp sau:
Trường hợp ngày ký Hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Công ty phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.
2. DOANH NGHIỆP CẦN CĂN CỨ VÀO NGÀY LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐỂ HẠCH TOÁN DOANH THU VÀ CHI PHÍ CHO PHÙ HỢP.
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Tại Khoản 1 Điều 3 quy định Hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Tại tiết e điểm 1 Điều 6 quy định nội dung của Hóa đơn điện tử:
e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Tại Điều 8: Lập Hóa đơn điện tử
– Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
– Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:
– Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
-Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
Tại tiết a khoản 2 Điều 16 quy định về lập hóa đơn
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện việc thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
(Theo công văn 58325/CT-TTHT V/v giải đáp chính sách thuế)
Như vậy, ngày ký hóa đơn điện tử khác với ngày lập hóa đơn điện tử là chuyện thường phát sinh trong thực tế và các doanh nghiệp có thể thực hiện điều này theo như quy định của thông tư ở trên. Tuy nhiên doanh nghiệp cần căn cứ vào ngày lập hóa đơn để hạch toán doanh thu và chi phí cho phù hợp.
Để việc sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và hiệu quả, doanh nghiệp tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử CA2-EINVOICE tại : https://www.nacencomm.vn/dich-vu-chi-tiet/hoa-don-dien-tu
Hoặc gọi đến số Hotline: 1900 545407 để nhận được hỗ trợ CHIẾT KHẤU.
