Thế nào là hóa đơn bất hợp pháp? Các hình thức sử dụng như thế nào là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp? Cách hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp trong khấu trừ thuế khi sử dụng hóa đơn? Hãy cùng Nacencomm tìm hiểu các nội dung này ở bài tổng hợp dưới đây.
- Hóa đơn bất hợp pháp là những hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
- Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế
- Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc:
+ Lập khống hóa đơn; cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này).
+ Cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách.
+ Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc.
+ Lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.
+ Dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
- Các trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:
+ Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.
+ Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế.
+ Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.
+ Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.
+ Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
Để ngăn chặn tình trạng sử dụng hóa đơn giả hiện nay, bên cạnh việc yêu cầu các doanh nghiệp, cá nhân nâng cao tính cảnh giác khi thực hiện các giao dịch hóa đơn, chứng từ thì việc đổi mới phương thức quản lý, giao nhận hóa đơn là việc làm đặc biệt cần thiết để ngăn chặn tình trạng hóa đơn giả tại các doanh nghiệp. Do vậy để ngăn chặn tình trạng sử dụng hóa đơn giả hiện nay, các doanh nghiệp có thể thực hiện một số biện pháp cụ thể như:
Kiểm tra – đối chiếu kỹ các thông tin trên hóa đơn
Kiểm tra, đối chiếu thông tin hóa đơn là việc làm đầu tiên và bắt buộc phải thực hiện khi các doanh nghiệp hoặc đơn vị mua hàng tiếp nhận hóa đơn. Việc kiểm tra, đối chiếu thông tin hóa đơn ngoài mục đích xác nhận lại các thông tin chủ đạo như tên mặt hàng, chủng loại, số lượng, giá thành sản phẩm thì một trong những yếu tố quan trọng không thể bỏ qua, đó là các thông tin về phía đơn vị bán hàng bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin địa chỉ… Hiện nay, để có thể xác nhận được thông tin hóa đơn doanh nghiệp, bên mua hàng có thể áp dụng phương thức tra cứu trực tiếp từ cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế. Tại đây, các thông tin liên quan đến mẫu hóa đơn, mã số thuế, các thông tin doanh nghiệp sẽ được công khai để giúp các đơn vị có thể thuận tiện trong việc tìm hiểu cũng như xác nhận các thông tin cần thiết. Tuy nhiên, phương pháp này chưa thực sự là một phương pháp tối ưu bởi không phải bất cứ lúc nào sau khi nhận hóa đơn, bên mua hàng cũng có thể tra cứu thông tin được ngay lập tức hay để tra cứu được cũng sẽ mất một khoảng thời gian đối chiếu nhất định.
Bên cạnh các hoạt động ngăn chặn hóa đơn giả trực tiếp tại các doanh nghiệp, Tổng Cục thuế cũng đã triển khai xây dựng và đưa vào sử dụng hóa đơn điện tử với kỳ vọng sẽ ngăn chặn được tối đa tình trạng gian lận trong các giao dịch thương mại. Hóa đơn điện tử được sử dụng tại doanh nghiệp sẽ đảm bảo tính hợp pháp của cơ quan thuế và không thể bị làm giả bằng hình thức điện tử. Thêm một ưu điểm nổi bật nữa của hóa đơn điện tử đó là khi sử dụng loại hóa đơn này, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ và quản lý hóa đơn, đặc biệt là đối với những đơn vị phân phối, phải xuất nhiều hóa đơn trong ngày, từ đó giảm được chi phí chung cho toàn xã hội.
