Thông báo

Giải đáp thắc mắc liên quan đến lưu trữ Hóa đơn điện tử

September 12, 2019

1. Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định là lưu trữ như thế nào?

Tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định:  “2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp  dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện sau:

a. Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

b. Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;

c. Hóa  đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho  phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.”

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)

Xin Cơ quan Thuế giải thích rõ lưu lưu trữ theo một cách thức nhất  định là như thế nào? Như vậy, Công ty chúng tôi lưu cả email từ nhà cung cấp gửi thông tin hóa đơn bằng file dưới dạng pdf hoặc xml có đúng không?

=> Việc này gặp nhiều khó khăn khi yêu cầu bên bán hàng hóa dịch vụ gửi file tập tin để lưu trữ, vì hiện nay rất nhiều nơi cung cấp dịch vụ như quán ăn chỉ gửi bản in pdf khi thanh toán, họ không chịu cung cấp gì thêm cho cty chúng tôi….Khi nhận hóa đơn điện tử cty chúng tôi đều phải tra cứu trên mạng v/v họ có thông báo sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế hợp lệ chưa?

Căn cứ Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của  Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện  tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử;

Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty nhận hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp thì Công ty thực hiện lưu trữ các tập tin hóa đơn điện tử, các hóa đơn này là căn cứ để Công ty thực hiện kê khai nộp thuế theo quy định.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TP.HCM và DN ngày 13/9/2018)

2. Lưu hóa đơn điện tử dưới dạng tập tin điện tử theo quy định, cụ thể là tập tin dạng PDF, XML hay như thế nào?

Về hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ: Công ty chúng tôi vẫn còn những vướng mắc như sau:

Theo công văn trả lời số 8431/CT-TTHT V/v hóa đơn điện tử ngày 22/8/2018 của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh trả lời về lưu trữ hóa đơn điện tử, nội dung như sau:

“Căn cứ quy định, trường hợp Công ty theo trình bày có nhận hóa đơn điện tử của khách hàng thì Công ty sẽ lưu các hóa đơn điện tử này dưới dạng tập tin điện tử theo quy định, các hóa đơn điện tử này là căn cứ để kê khai thuế theo quy định, trên hóa đơn điện tử không cần có mã tra cứu. Trường hợp Công ty có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán thì Công ty thực hiện chuyển đổi theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, trên hóa đơn chuyển đổi để lưu trữ không cần có dấu bên bán.” Công ty chúng tôi xin hỏi về tập tin điện tử theo quy định cụ thể là tập  tin như thế nào: file dạng PDF, XML … ?

Trả lời: Hiện nay cơ quan thuế chưa có quy định về định dạng file hóa đơn điện tử, do đó Công ty có thể lưu trữ dưới dạng PDF hoặc XML.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)

3. Lưu trữ chứng từ kế toán đối với hóa đơn điện tử

– Tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính có quy định về chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy:

Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu  cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được  thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty nhận được hóa  đơn điện tử bản giấy của các Doanh nghiệp khác không ghi dòng chữ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ” thì các hóa đơn trên không phải là hóa đơn điện tử chuyển đổi và không có giá trị pháp lý  theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

Công ty phải thực hiện lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu bằng cách sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử đảm bảo thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Trường hợp Công ty muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ  việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa  đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

(CV 17480/CT-TT&HT ngày 26/9/2018 của CT Bình Dương)

💯TẠI SAO KHÁCH HÀNG NÊN LỰA CHỌN CHÚNG TÔI💯

〽️Thành lập từ năm 1996- khởi đầu là Trung tâm Ứng dụng Công nghệ -Nacencomm - Bộ KHCN.

〽️ Với kinh nghiệm 23 năm trong lĩnh vực công nghệ thẻ thông minh.

〽️CA2-einvoice– top 10 Hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế.

〽️CA2-einvoice là đối tác tin cậy, uy tín với hàng trăm nghìn doanh nghiệp.

☎ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 02435765146|

🔮 Website:http://nacencomm.vn/