Thông báo

Đôi điều lưu ý khi sử dụng Hóa đơn điện tử

June 20, 2019

Hóa đơn điện tử ra đời là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp cũng như giảm tải trong hoạt động quản lý đối với các cơ quan quản lý Nhà nước trong thời đại công nghệ. Tuy nhiên, Doanh nghiệp có đôi điều cần lưu ý khi sử dụng Hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Đối với Hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại Hóa đơn điện tử này.

2. Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản Hóa đơn điện tử duy nhất.

3. Khách hàng có thể nhận Hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Khách hàng có thể nhận Hóa đơn điện tử thông qua hình thức gửi trực tiếp theo cách đã thỏa thuận với người bán (như qua email, SMS, …) hoặc gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử.

4. Người mua có phải thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử hay không?

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng Hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào Hóa đơn điện tử nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng Hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào Hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là Hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

5. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được Hóa đơn điện tử?

– Người mua sau khi nhận được Hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.

– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình Hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

6. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai Thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

– Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.

– Người bán thực hiện lập Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…

– Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

7. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

– Trước hết, Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót.

– Sau đó, người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

– Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

8. Với Hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng?

Khi tiến hành lưu thông hàng hóa trên đường, người bán hàng cần chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình cũng như phục vụ cho việc giải trình với lực lượng chức năng nếu được yêu cầu.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

 Phản ánh toàn vẹn nội dung của Hóa đơn điện tử gốc.

 Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ.

 Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

 Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Trong quá trình triển khai Hóa đơn điện tử, bất cứ vướng mắc nào Doanh nghiệp đều có thể liên hệ với đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm từ NACENCOMM để được hỗ trợ kịp thời.

Hóa đơn điện tử CA2- Einvoice của NACENCOMM đáp ứng được các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra, giải quyết tối ưu các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong sử dụng Hóa đơn điện tử.

------------------------------------------------------------------------------------------------------

📝 Fanpage: Chữ ký số CA2-NACENCOMM

☎ Tổng đài 24/7: MB: 1900 545407/ 02435765146|

🔮 Website:http://nacencomm.vn/.