Thông báo

Cần lưu trữ chứng từ, văn bản thuộc hồ sơ hải quan như thế nào?

July 25, 2019

Việc lưu giữ các chứng từ, văn bản thuộc hồ sơ hải quan tương đối khác so với những chứng từ kế toán thông thường. Và sau đây là những điểm doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Những văn bản cần lưu trữ:

Người khai hải quan cần lưu giữ các chứng từ, văn bản sau:

- Tờ khai hải quan;

- Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu, nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép;

- Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành trong trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng phải kiểm tra chuyên ngành được cơ quan hải quan cho phép đưa hàng về bảo quản và Biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa phải lấy mẫu theo quy định của pháp luật quản lý, kiểm tra chuyên ngành;

- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

- Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm cả hợp đồng gia công, hợp đồng thuê gia công lại, hợp đồng thuê mượn, hợp đồng cho thuê tài chính, hợp đồng sửa chữa, bảo hành và phụ lục hợp đồng, các chứng từ có liên quan đến điều chỉnh, bổ sung hợp đồng) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật về thương mại, quản lý ngoại thương.

- Hợp đồng ủy thác trong trường hợp ủy thác xuất khẩu, ủy thác nhập khẩu;

- Chứng từ xác nhận tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư;

- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán;

- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác, có giá trị tương đương;

- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với các trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

- Bản kê chi tiết hàng hóa đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải có bảng kê chi tiết hàng hóa khi làm thủ tục hải quan;

- Tài liệu kỹ thuật, catalogue, bản phân tích thành phần, chứng thư giám định liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có);

- Danh mục máy móc thiết bị và Phiếu theo dõi trừ lùi khi khai báo mã số đối với trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và trường hợp phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời theo quy định tại Điều 7, Điều 8 Thông tư số 14/2015/TT-BTC;

- Sổ, chứng từ kế toán có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm cả dữ liệu, chứng từ, tài liệu về xuất kho, nhập kho hàng hóa;

- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm cơ sở lập báo cáo quyết toán; định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư cho từng mã sản phẩm, sơ đồ thiết kế mẫu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (nếu có), định mức thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến hoạt động gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu;

- Hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc kiểm tra, xác định trị giá hải quan theo quy định tại Thông tư số 39/2015/TT-BTC;

- Hồ sơ khác liên quan đến việc miễn thuế theo quy định tại Điều 5 đến Điều 31 Nghị định số 134/2016/NĐ-CP; hồ sơ giảm thuế quy định tại Điều 32 Nghị định số 134/2016/NĐ-CP; hồ sơ hoàn thuế quy định tại Điều 33 đến Điều 37 Nghị định số 134/2016/NĐ-CP, Điều 129 Thông tư này; hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế theo quy định tại Điều 16 Thông tư này; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; nộp dần tiền thuế nợ và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định tại Điều 134, 135, 136, 140 Thông tư này;

- Văn bản thông báo kết quả xác định trước về mã số, xuất xứ, trị giá hải quan (nếu có);

- Hồ sơ liên quan đến việc khai bổ sung, thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 Thông tư này;

- Hồ sơ liên quan đến thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập tái xuất theo quy định tại Điều 86 Thông tư này và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai hải quan một lần theo quy định tại Điều 93 Thông tư này;

- Các chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

(Trích quy định tại Khoản 6 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC bổ sung Điều 16a vào Thông tư 38/2015/TT-BTC).

2. Phương thức và thời gian lưu trữ:

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (bổ sung Khoản 2 Điều 16a Thông tư 38/2015/TT-BTC), phương thức và thời gian lưu giữ hồ sơ được thực hiện theo quy định như sau:

- Lưu giữ bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan quy định tại khoản 1 Điều này trong thời hạn theo quy định tại Điểm đ Khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014 (thời hạn là 05 năm từ ngày khai hải quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác), xuất trình cho cơ quan hải quan khi kiểm tra sau thông quan, thanh tra. Bản chính có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy;

- Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan, người khai hải quan phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, người khai hải quan phải lưu bản điện tử.

NACENCOMM - TOP 3 Nhà cung cấp chữ ký số tại Việt Nam, là đơn vị thứ 2 được phép cung cấp dịch vụ chữ ký số từ năm 2012.

NACENCOMM – đơn vị cung cấp Hóa đơn điện tử CA2- Einvoice tin cậy, chuyên nghiệp.

NACENCOMM – Đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ và trợ giúp giải đáp thắc mắc: tổng đài 24/7: 1900545407/02435765146 hoặc truy cập website: www.nacencomm.vn.